2024年5月27日

  31会议大会易产品是一个专注于为复杂大会场景提供高效、便捷管理和个性化服务的全流程、线上线下一体化的数字办会产品。2023年上半年,会议行业全面复苏。我们采取了两方面的举措来确保伙伴们的大会成功。首先,我们全力以赴提供数字会议技术和服务支持。其次,我们的研发团队专注于服务政府、国际和学术大会等复杂场景,始终以用户体验为中心,并根据客户反馈不断改进。我们每周对大会易产品进行迭代优化,取得了显著成绩,包括客户满意度的提升和支持标杆项目的成功举办。

  提高管理效率:我们一以贯之地坚持关注主办管理效率和灵活性的提升,深入理解不同大会主办的业务需求,在坚持共性需求的基础上,兼顾差异化、灵活性的产品优化和迭代。帮助主办方在分布式协同管理同期会、多身份人群,满足数据和业务标准化管理的同时,提升管理的灵活性、兼容性和扩展性。

  优化用户体验:我们坚持优化最终用户(即各类参会者群体)的使用体验和个性化服务,通过多种营销渠道触达参会人群体,采集用户信息和参会行为数据,使每一类参会者群体能够根据自己的参会兴趣和重点,选择感兴趣的议程、活动,享受个性化的服务。

  全渠道营销:大会易产品提升了主办方全渠道的营销、邀约和参会体验。我们通过多端同步,优化PC、H5门户以及微信公众号、短信、邮件、直播等营销渠道,确保参会者可以在各种设备上无缝访问我们的平台、内容获得消息和提醒。与微信进行集成,积极利用以微信为主的社交媒体渠道,提供分享、传播和追踪能力,为大会主办方全渠道引流并提高粉丝转化,为参会者提供便捷的注册、签到、直播、互动和信息推送服务。

  此外,还深入研究国际化的支付方式和用户使用习惯,优化了用户界面和功国际化表单字段,以满足国际文化背景下的参会者需求。

  感谢这些大会选择了 我们,31大会易不负众望,为大会提供了全方位的数字化解决方案。同时,大会也提供了一个很好的机会,帮助我们打磨产品,让我们的产品越来越好,让我们的大会主办者,越来越轻松。

  在大会官网模板优化方面,我们进行了一系列改进,以实现轻松上手快速搭建网站并支持配置中英繁葡四种语言。具体实现的能力如下:

  l 在日程、演讲嘉宾、新闻资讯、合作伙伴和悬浮窗等模块方面,我们进行了升级改造。通过引入图文模块和自定义模块等功能,用户可以更灵活地配置出各种精彩的样式

  目前,在大会项目中,我们已经成功配置了人工智能先锋者大会、智能交通世界大会等活动,获得了客户的好评。特别是以标准化、自定义的官网模板做出了4A的效果,还节省了设计和研发费用。

  为了不断丰富模块和模板,并进一步优化性能,我们将继续努力。接下来,我们计划增加更多的模板选择,包括可交互和具有更多动效的模板,以期望呈现给用户更加精彩的网站体验。

  主办方价值:当微站有了二级页面,作为移动端门户入口的展示、信息发布、营销和服务功能更完善,名副其实成为移动端门户,营销推广和服务承载能力大大提升。例如,主办方可以在“大会回顾”的一级页面下继续添加“第一届回顾”、“第二届回顾”等二级页面。二级页面支持微站原生页面,也支持外链的第三方页面。

  直播日程:大会官网新增直播日程,即将开始的直播、录播、以及可回放的直播视频可以在大会网站中以列表形式显示,直播模块可兼容31整合直播以及第三方直播内容。

  参会者价值:方便参会者线下和线上相结合的选择参会模式,并在会后继续观看大会的视频内容,会议内容二次学习。

  日程收藏:官网新增日程收藏功能,当访客访问大会官网的日程模块,不仅可以查看大会议程和对应的演讲嘉宾。还可根据关注点收藏感兴趣的日程。

  主办方价值:实现日程和嘉宾一体化管理和联动呈现,大会的日程和演讲人信息可在前端官网同步显示,提高官网的访问流量、注册转化率和日程的参与度。

  参会人价值:更好地方便参会者通过官网访问大会信息,根据自己的喜好收藏感兴趣的日程,在会议开始前收到短信和邮件参会提醒。

  主办方价值:对主办方而言,在设置每一类邀请函的同时可以关联与之相应的被邀请人群类别的注册路径,将被邀请人引导至对应的人群类别和注册流程,实现个性化的邀约和注册管理一体化。

  参会人价值:对于参会人而言,收到的邀请函的注册连接就是属于自己类别的注册入口,可直接点击链接或扫描二维码进入注册、报名流程,从而提升了注册体验和被尊重感。

  邀约管理标签化:邀请人在邀请函中可设置标签,标签可以是参会群体的身份、职业或行业属性,也可以是参会的权益,当参会人通过邀请函的入口成功注册后会自动打上事先设置的标签。

  主办方价值:简化了邀约管理的数据处理工作,实现了个性化邀约服务和后续精准的再营销。可限定参会人(被邀请人)在注册、报名过程中可选择的同期会议、活动和服务的选项,确保符合特定身份参会者的个性化邀请和参会管理一体化。

  邀请数据统计:优化了邀请数据统计,实现不同同期会议、不同邀请人独立的管理自己的邀请人数据,并查看邀请转化数据,实现分布式邀请和集中化管理的结合。

  主办方价值:对邀请工作进行量化管理,记录参会人是通过哪个邀请函了解活动信息、是否注册?通过追踪和记录邀请数据,可以一目了然地了解邀约结果,不仅可以避免重复邀请,还能敦促各渠道的邀请进度,通过邀请函的触达数据和转化数据对邀请人的绩效进行激励。

  微信参数二维码:大会易新增了设置微信公众号参数二维码功能,可以在营销中发挥广泛的作用,能够更加精确地了解粉丝来源和行为特征,适用于线上和线下的不同营销渠道,有效提升获客效果并进行统计分析,为营销策略的制定和调整提供数据支持。

  l 当读者扫描带有参数的二维码关注微信公众号时,可以根据参数信息判断是通过哪篇文章获取的关注。这种方式使主办方能够更精准地了解用户兴趣偏好,为后续的内容推送和粉丝互动提供有力依据

  l 此外,还可以在实体宣传资料上印制带有参数的二维码。当用户扫描二维码关注公众号时,不仅可以统计粉丝数量增长情况,还可触发内置消息推送,实现更精准的获客统计和更有针对性的粉丝互动和参与度

  表单选项组:大会易的表单本来就实现了高度标准化管理和灵活配置。为进一步提升字段管理的标准化和规范化,引入了选项组的管理能力,选项组是不同字段、不同流程、不同会议里可复用的选项内容。将原来创建好字段后再设置选项,优化为创建好字段后选择选项组。

  主办方价值:使用选项组的好处是帮助主办方实现表单进一步的标准化统一管理,从而更精准、规范的支持选项的翻译,避免同一个选项不同的翻译;另外,主办方在使用高级筛选是,筛选结果不再混乱;最后,数据统计更精确。

  比如:主办方可以设置一个名为“颜色”的选项组,选项有“红、黄、蓝”。在某一场会中可以创建字段为“服装颜色”,可以直接选择使用“颜色”选项组,选项组里面会包含这些选项;在另一场会中可以创建“证件颜色”,也可以直接选择使用这个选项组。

  多重查询、自动回填:品牌大会都有相当数量的忠实参会者,为了优化忠实参会者注册、报名的体验,优化了历史数据多重查询和自动回填功能。

  主办方价值:可以设置首次查询不到数据时,增补使用第二重条件进行查询。比如,当参会人来自国内,可能通过同一个手机获得回填;如果来自国际,则通过邮箱获得查询和回填。

  参会人价值:参会人报名时在表单里输入姓名、手机/邮箱关键信息后,系统在数据库里查询到此人的(手机或邮箱)数据,当数据匹配成功时,会自动填充到本届的报名表单对应的字段,减少填写的信息,节省本次报名的时间。

  跨系统字段回填:除了上述多重查询自动回填,还支持跨系统字段信息自动回填。支持主办方现有业务系统与大会易注册系统对接,比如,展商从主办方自己的展位预订系统切换到31的注册系统时,可以将展位号、展商编号等固定字段信息进行自动回填,节省用户的时间并提高准确性。

  为他人报名和付款:为他人报名是常见的大会场景,通常是来自一个团队或企业的同事有一个人为主完成多人报名。为简化和优化为他人报名的流程,大会易将为他人报名的入口从个人中心里面转移至报名页面,方便参会人为自己报名的同时可以一次性为本场会议的多人一起报名,从而简化为多人报名的流程。

  参会人价值:可以由一个参会人进行统一管理并一次性支付,在支付页面可查看所有参会人的订单,包括历史待支付订单,提高多人报名效率。

  通联支付通道:除了微信和支付宝支付方式外,为满足国际大会的支付需求,大会易系统对接了“通联支付”(第三方支付平台),满足境外参会人使用境外信用卡和多币种进行在线付款的需求。此外,针对线下付款场景,在支付信息字段中增加了Swift code字段。

  参会者价值:满足主流币种的在线支付,在线付款成功之后,可通过邮件收自动收到到Receipt,可查看并下载Receipt;

  微信公众号模板消息:在移动化和社交化场景下,用好微信生态对于提升大会的注册数量和参会人的活跃度是越来越多主办方的选择。因此,除了传统的短信、邮件类型的消息通知之外,大会易又增加了微信消息通知功能。

  主办方:可以在其组织账号下绑定微信公众号(服务号),在创建好会议后,可以在本场会议下选择要使用的这个微信公众号,然后再设置微信的消息模板内容,比如针对报名成功、付款成功、审核通过之后的消息模板。然后,在报名流程里可以设置引导参会人关注公众号。

  参会人:当参会人关注了微信并通过微信(浏览器)报名成功后,会收到微信自动推送的由主办方设置的消息内容,从而便于参会人在手机查看参会状态信息。

  三重验证、人证合一:大会易对参会人注册、报名的认证功能进行了迭代,通过使用“姓名+身份证件信息+参会人头像”的三重要素验证来确保参会人身份的真实有效。此外,三要素之中任何2个要素的组合即可实现人证合一,极大地提高了参会的便利性,比如即便忘带证件,也可以使用人面识别通过门禁。另外,除了线下的三重验证外,针对线上与线下的融合,新增了参会人线上登录日志,记录用户使用情况,为后续帮助主办方进一步深化管理和服务奠定基础。

  主办方价值:这种三要素人证合一的组合式验证可以满足主办方对参会人身份审核的高安全管理要求,现场还可以防止“会虫”。此外,当参会人注册和门禁入场之后,数据会进入数据库。对于主办方管理员而言,可针对项目组成员对参会人列表行权限进行管理,支持标准和自定义的选项型字段的数据权限管理,实现高效协同和分布式管理,提升管理效率。

  参会者价值:方便参会者在现场签到和门禁环节以更灵活和快捷的方式完成身份的验证,证件、身份证只需其一。

  此外,新增会议助手可一键切换为海外版,支持主办方在海外举办线下活动时更流畅的管理线场签到、证件和门禁管理,提升系统可访问性。

  集成31整合直播:继轻会产品集成31自主研发的整合直播之后,大会易也完成了与整合直播的集成。整合直播不是简单的直播工具,而是针对日益复杂的线上与线下相融合的会议和活动直播场景所开发的专属于会议场景的一体化直播系统。

  主办方价值:实现参会人管理、直播业务管理和直播数据资产管理的一体化,获得更完善的一站式数据洞察。

  l 收到海报、了解会议信息、报名直播活动、观看直播活动、回看直播活动、了解会议信息,均在同一个H5网站上(微站),无需下载任何客户端

  个人中心概览页:增加了个人中心概览页。将参会人最关注、最重要、最常用的关键参会信息聚合在一起,比如:

  参会人价值:当参会人注册成功后,登录个人中心时可默认进入概览页。帮助参会者掌握重要信息,从而促进参会人高效的参会。

  最后,除了我的日程之外,还增加了“我收藏的日程”,用于参会人查看自己收藏的感兴趣的日程,在大会开始前,可以收到会议日程提醒通知。

  我们深知,不积跬步无以至千里,不积小流无以成江海。作为与用户共同成长的数字服务伙伴,我们坚信好的产品需要不断打磨和进步。在这盛夏酷暑中,我们迈开坚定的步伐,开启了下半年的历程。我们铆足了劲,以满腔热情和专注,与用户并肩前行,共同创造国际化、移动化的大会,坚持技术与服务并重,服务主办方数字化能力和转型能力的共同提升。

  31大会易的产品团队将继续努力,专注于客户需求并不断完善产品功能,为广大客户提供更贴心、专业的技术和服务。期待更多用户来体验不断迭代的31大会易系统,与我们一起,办好每一场活动、每一次会议。返回搜狐,查看更多

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